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MES-Ausschreibung
Damit Anbieter vergleichbar antworten
Klare Vorgaben für Anforderungen, Kosten und Erfüllungsgrade. Das Lastenheft beschreibt, was Ihr Unternehmen benötigt. Die Ausschreibung legt fest, wie die Anbieter darauf antworten sollen.
Warum notwendig?
Ein Lastenheft allein erzeugt noch keine vergleichbaren Angebote
Auch mit einem guten Lastenheft können Anbieter sehr unterschiedlich antworten: Lizenzkosten, Dienstleistungen, Wartung, Customizing und Leistungsabgrenzungen werden oft unterschiedlich dargestellt.
Die Ausschreibung schafft einen gemeinsamen Rahmen für alle Anbieter.
Ziel
Gleiche Fragen, gleiche Struktur, vergleichbare Antworten
Erfüllung der Anforderungen
Notwendige Anpassungen
Technische Voraussetzungen
Schnittstellen
Projektaufwand
Lizenz- und Dienstleistungskosten
Wartungs- und Folgekosten
Projektlaufzeit
Verantwortlichkeiten
Erfüllungsgrade
Nicht nur „Ja“ oder „Nein“
Wichtiger ist zu wissen, wie eine Anforderung erfüllt wird.
- im Standard enthalten
- Konfiguration erforderlich
- Anpassung notwendig
- Zusatzlösung erforderlich
- nicht verfügbar
Das ist für spätere Kosten, Projektaufwand und Risiko oft wichtiger als ein einfaches Häkchen.
Kostenvergleich
Kosten vollständig und in derselben Struktur abfragen
SoftwareLizenzen, Subscriptions, Module, Datenbank, Drittsoftware
DienstleistungenProjektleitung, Beratung, Konfiguration, Customizing, Schnittstellen, Tests, Schulung
Laufende KostenWartung, Support, Hosting, SaaS, Updates, zusätzliche Benutzer oder Maschinen
Unterlagen
Was ich für die MES-Ausschreibung vorbereite
Ausschreibungsstruktur
Anbieteranschreiben
Antwortvorlagen
Erfüllungsgradmatrix
Kostenschema
Vorgaben zu Schnittstellen und Mengengerüst
Projekt- und Terminangaben
Fristen und organisatorische Vorgaben
Bewertungskriterien
Ihr Ergebnis: Alle Anbieter erhalten dieselben Informationen und müssen nach denselben Regeln antworten.
Auswertung
Der Nutzen zeigt sich bei der Shortlist
Statt unterschiedliche Dokumente manuell zusammenzuführen, können Anbieterantworten systematisch gegenübergestellt werden.
- Erfüllung der Anforderungen
- funktionale Lücken
- Anpassungsaufwand
- wirtschaftliche Attraktivität
- erkennbare Risiken
Zusammenspiel
Ausschreibung und Lastenheft gehören zusammen
LastenheftWas benötigen wir?
AusschreibungWie müssen Anbieter darauf antworten?
Pragmatisch
So viel Struktur wie notwendig – so wenig Bürokratie wie möglich
Eine gute Ausschreibung soll Vergleichbarkeit schaffen. Sie darf aber nicht so umfangreich werden, dass geeignete Anbieter unnötig viel Aufwand mit rein formalen Anforderungen haben.
Ablauf
Wie läuft die Ausschreibung ab?
2
Struktur festlegen
3
Anbieter auswählen
4
Versenden
5
Rückfragen koordinieren
6
Antworten auswerten
Ergebnis: Eine belastbare Grundlage für die Shortlist.
Bereits Angebote vorhanden?
Vorhandene Angebote gezielt prüfen
Wenn Anbieter bereits angefragt wurden, muss nicht zwingend von vorne begonnen werden. Ich prüfe Leistungsumfänge, fehlende Kostenbestandteile, Annahmen, offene Anforderungen und erkennbare Risiken.
Anbieterangebote prüfen lassenHäufige Fragen
Fragen zur MES-Ausschreibung
Ist eine Ausschreibung bei jedem MES-Projekt erforderlich?
Nicht zwingend. Wenn jedoch mehrere Anbieter objektiv verglichen werden sollen, ist eine strukturierte Ausschreibung in der Regel sehr sinnvoll.
Reicht ein Lastenheft nicht aus?
Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen. Die Ausschreibung definiert zusätzlich, wie Anbieter diese Anforderungen sowie Kosten und Leistungen beantworten sollen.
Wie viele Anbieter sollten angeschrieben werden?
Das hängt vom Projekt ab. Zu viele Anbieter erhöhen den Aufwand unnötig. Sinnvoll ist eine vorab qualifizierte Auswahl.
Müssen alle Anbieter dieselbe Preisstruktur verwenden?
Sie sollten ihre Kosten zumindest so angeben, dass die wesentlichen Kostenarten eindeutig vergleichbar sind.
Was passiert nach der Ausschreibung?
Die Antworten werden bewertet. Daraus entsteht die Shortlist für die vertiefte Softwareauswahl mit Demos und Use Cases.
Vergleichbarkeit
Vergleichbare Angebote beginnen mit einer klaren Ausschreibung
Wenn alle Anbieter dieselben Anforderungen erhalten, aber unterschiedlich antworten dürfen, bleibt der Vergleich aufwendig.