Vorgehensweise für eine strukturierte MES-Einführung
Eine belastbare MES-Entscheidung beginnt nicht mit Anbieterpräsentationen. Zuerst müssen Bedarf, wirtschaftlicher Nutzen, Anforderungen und Auswahlkriterien geklärt werden.
Meine Vorgehensweise führt Produktionsunternehmen strukturiert von der ersten Einordnung bis zur abgesicherten Beauftragung eines MES-Anbieters.
Warum die richtige Reihenfolge entscheidend ist
Viele MES-Projekte beginnen mit der Frage, welche Software am besten geeignet ist. Zu diesem Zeitpunkt fehlen jedoch häufig noch wichtige Entscheidungsgrundlagen:
- Ziele sind nicht eindeutig festgelegt.
- Einsparpotenziale wurden nicht bewertet.
- Ein wirtschaftlich begründetes Projektbudget fehlt.
- Anforderungen sind unvollständig oder zu allgemein.
- Anbieter erhalten unterschiedliche Informationen.
- Präsentationen und Angebote sind schwer vergleichbar.
Die Softwareauswahl ist deshalb nicht der erste Schritt. Sie ist das Ergebnis einer strukturierten Vorbereitung.
Die sieben Schritte zur belastbaren MES-Entscheidung
1. Ausgangssituation und MES-Bedarf klären
Zuerst wird geprüft, warum sich das Unternehmen mit MES beschäftigt und welche Probleme gelöst werden sollen.
Betrachtet werden unter anderem Transparenz, Planung, Rückmeldungen, Maschinenanbindung, Qualität, Personal, Datenflüsse und bestehende Systeme.
Ergebnis: Der aktuelle Handlungsbedarf und die relevanten Projektbereiche sind eindeutig beschrieben.
2. Ziele und Handlungsfelder bestimmen
Aus der Ausgangssituation werden konkrete Ziele für die MES-Einführung abgeleitet.
Dabei wird geklärt, welche Abläufe verbessert, welche Informationen schneller verfügbar und welche Entscheidungen künftig besser unterstützt werden sollen.
Ergebnis: Management, Produktion, IT und weitere Fachbereiche verfügen über ein gemeinsames Zielbild.
3. Wirtschaftlichkeit und Projektbudget bewerten
Die MES-Budgetplanung betrachtet wirtschaftlich wirksame Einsparpotenziale, interne Projektkosten und den realistischen Investitionsrahmen.
Das Budget wird nicht aus Anbieterangeboten abgeleitet. Es entsteht aus dem Nutzen, den das MES im Unternehmen wirtschaftlich erzeugen kann.
Ergebnis: Eine nachvollziehbare Grundlage für Budgetantrag und Projektfreigabe.
4. MES-Anforderungen und Lastenheft erstellen
Nach der wirtschaftlichen Einordnung werden fachliche, technische und organisatorische Anforderungen strukturiert beschrieben.
Dazu gehören Funktionen, Schnittstellen, Prozesse, Mengengerüste, Prioritäten, Einführungsstufen und Anforderungen an den MES-Anbieter.
Ergebnis: Ein freigegebenes und anbieterneutrales MES-Lastenheft als Grundlage für Ausschreibung, Angebot und spätere Umsetzung.
5. MES-Anbieter strukturiert vergleichen
Auf Grundlage des Lastenheftes werden geeignete Anbieter identifiziert und nach einheitlichen Kriterien angefragt.
Anbieter beantworten dieselben Anforderungen. Erfüllungsgrad, Standardabdeckung, Anpassungsbedarf, Projektvorgehen und Kosten werden vergleichbar dokumentiert.
Ergebnis: Eine begründete Shortlist geeigneter MES-Anbieter.
6. Anbieterpräsentationen und Angebote bewerten
Die Anbieter der Shortlist erhalten eine verbindliche Präsentationsstruktur mit konkreten Use Cases.
Das Projektteam bewertet nicht den allgemeinen Eindruck der Präsentation, sondern die gezeigte Umsetzung der eigenen Anforderungen. Anschließend werden offene Punkte, Risiken und Kosten in einem Detailworkshop geklärt.
Ergebnis: Eine nachvollziehbare Rangfolge und ein geprüftes, bestellfähiges Angebot.
7. Entscheidung und Beauftragung absichern
Vor der Beauftragung werden Leistungsumfang, Anbieterzusagen, Kosten, Termine, Verantwortlichkeiten und offene Punkte zusammengeführt.
Lastenheft, Anbieterantwort, Angebot und bestätigte Klärungen müssen einen eindeutigen und widerspruchsfreien Leistungsstand bilden. Rechtliche Inhalte werden durch Einkauf, Rechtsabteilung oder eine geeignete Rechtsberatung geprüft.
Ergebnis: Eine dokumentierte Anbieterentscheidung und eine belastbare Grundlage für Vertrag und Bestellung.
Welche Ergebnisse entstehen?
Am Ende des Entscheidungsprozesses liegen abhängig vom vereinbarten Leistungsumfang vor:
- dokumentierte Ausgangssituation
- abgestimmte Projektziele
- bewertete Einsparpotenziale
- interne Projektkosten
- wirtschaftlicher Investitionsrahmen
- freigegebenes MES-Lastenheft
- vergleichbare Anbieterantworten
- dokumentierte Präsentationsbewertungen
- Rangfolge der Anbieter
- geprüftes, bestellfähiges Angebot
- Entscheidungsvorlage für das Management
Damit beginnt die spätere MES-Umsetzung auf einer nachvollziehbaren Grundlage.
Meine Rolle in diesem Prozess
Ich unterstütze das Projektteam als unabhängiger MES-Berater und strukturgebender Moderator.
Dabei verbinde ich die Perspektiven von Geschäftsführung, Produktion, IT, Qualität, Personal, Controlling und Einkauf. Anforderungen, Entscheidungen und Anbieterzusagen werden nachvollziehbar dokumentiert.
Ich verkaufe keine MES-Software, erhalte keine Anbieterprovision und vertrete kein bestimmtes System.
Muss der gesamte Ablauf begleitet werden?
Nein. Die Unterstützung richtet sich nach Ihrem Projektstand.
Ein Einstieg ist beispielsweise möglich:
- vor der Budgetplanung
- bei der Lastenhefterstellung
- vor der Anbieteransprache
- während einer laufenden Softwareauswahl
- vor Anbieterpräsentationen
- bei schwer vergleichbaren Angeboten
- vor der abschließenden Entscheidung
Bereits vorhandene Unterlagen und Ergebnisse werden zuerst geprüft. Belastbare Grundlagen müssen nicht neu erstellt werden.
Persönliche Beratung und MES-Plattform
Auf peterschaller.com steht die persönliche Begleitung Ihres MES-Projektes im Mittelpunkt.
Die MES-Plattform ergänzt diese Beratung durch Fachwissen, das MES-Buch, Checklisten und digitale Werkzeuge. Unternehmen können sich dort zunächst orientieren oder einzelne Projektschritte eigenständig vorbereiten.
Wo steht Ihr MES-Projekt heute?
Sie müssen vor der Kontaktaufnahme nicht wissen, an welcher Stelle der richtige Einstieg liegt.
In einer ersten Projektklärung betrachten wir die vorhandenen Grundlagen, den aktuellen Projektstand und erkennbare Risiken. Daraus ergibt sich der nächste sinnvolle Schritt.
Häufige Fragen zur Vorgehensweise
Die Schritte bauen fachlich aufeinander auf. Sind belastbare Ergebnisse bereits vorhanden, können diese geprüft und übernommen werden.
Ja. Vorhandene Anforderungen, Anbieterantworten, Angebote und Bewertungen können geprüft werden. Fehlende Grundlagen werden gezielt ergänzt.
MES-Anbieter sollten erst dann strukturiert angefragt werden, wenn Ziele, Budgetrahmen, Anforderungen und Bewertungskriterien ausreichend geklärt sind.
Ja. Anbieterpräsentationen können mit einheitlichen Use Cases, einer verbindlichen Agenda und einer nachvollziehbaren Bewertungsmethode vorbereitet und begleitet werden.